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Déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement de TALEO

Introduction

La présente déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement de TALEO (ci-après «déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement») concerne le traitement des informations des candidats par Kempinski et ses sociétés affiliées ainsi que ses partenaires, par le biais du système de suivi de candidats de Kempinski, Oracle - Taleo (ci-après le «système») lié au site web de recrutement de Kempinski et, le cas échéant, aux sites web de recrutement des sociétés affiliées et des partenaires de Kempinski (ci-après le «site web de recrutement»).

Kempinski Hotels SA, ses sociétés affiliées et tous les hôtels et résidences sous contrat de gestion avec Kempinski ou l’une de ses sociétés affiliées ou partenaires (ci-après «Kempinski et ses associés» ou «nous»; une liste des entités est disponible dans la dernière section «Qui est le responsable du traitement de mes données et avec quelles entités mes données peuvent-elles être partagées?») s’engagent à assurer la protection de la vie privée et des informations personnelles soumises pendant la procédure de candidature. Quand un candidat à un poste (ci-après «candidat») ou un agent de recrutement pour le compte d’un candidat (ci-après «recruteur») soumet une candidature à un poste par le biais de ce système, des données personnelles sur le candidat concerné, qui peuvent être protégées par la loi, devront être fournies; les informations communiquées seront traitées par un outil Internet hébergé par un tiers. La présente déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement a pour but de préciser le type d’informations que nous collectons, comment nous traitons et conservons ces informations et d’obtenir le consentement du candidat à la collecte et à l’utilisation des données personnelles du candidat relatives à la demande d’emploi. 

Données personnelles

Aux fins de la présente déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement, les données personnelles mentionnées comprennent tout élément individuel d’information qui concerne les circonstances personnelles ou matérielles d’un individu identifié ou identifiable, y compris, notamment, les informations obligatoires telles que le nom, les données de contact, l’adresse, le sexe, la nationalité, le permis de travail dans certains pays et la durée du préavis, ainsi que les informations complémentaires que vous pouvez fournir volontairement concernant votre candidature, telles que vos compétences professionnelles, votre expérience professionnelle, votre formation et vos diplômes, vos références, votre lettre de motivation, vos préférences en matière de fonction, votre contexte personnel en cas de déménagement et les documents téléchargés y relatifs. 

Conservation et traitement des données 

Les candidatures soumises et les données personnelles y relatives seront conservées dans une base de données de recrutement globale hébergée par un tiers pour le compte de Kempinski et ses associés. Les données seront conservées dans les centres de données d’Oracle en Europe et peuvent être conservées sur des serveurs dans le pays concerné par le lieu du poste auquel vous postulez, si la législation locale l’exige. Les responsables du recrutement qui utilisent le système au niveau global pourront accéder aux informations fournies et les traiter, et pourront en télécharger certaines parties, p. ex. le CV, sur leurs ordinateurs dans le cadre de leurs activités de recrutement. 

Accès aux données personnelles et partage des données 

Les données que vous fournissez seront consultées par les collaborateurs des ressources humaines et, éventuellement, par les managers recruteurs de l’unité à laquelle vous postulez, mais elles peuvent également être accessibles aux collaborateurs des ressources humaines et aux managers recruteurs qui utilisent notre système dans le monde entier, sur leur lieu de travail respectif, par exemple dans les bureaux centraux et régionaux ou dans les hôtels et les résidences, pour permettre le recrutement global des candidats intéressés.

Si vous fournissez vos données à une agence de recrutement et que l’agence les télécharge pour votre compte, l’agence aura également accès à vos données dans le système.

Nous prenons les mesures raisonnables pour protéger les données personnelles qui nous sont transmises et les données conservées sur nos serveurs. 

Conformément aux exigences légales, les données peuvent être partagées avec les prestataires de service et les tiers choisis pour fournir de l’assistance, ou être accessible à ceux-ci. Les données peuvent par exemple être accessibles aux centres d’assistance d’Oracle partout au monde dans le seul but d’assurer l’assistance et la maintenance de service du système 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Conformément aux normes de service d’Oracle en vigueur à tout moment, la sécurité des données sera assurée par des mesures d’ordre technique et organisationnel appropriées pour garantir en tout temps la sécurité des données contre l’accès ou la divulgation non autorisés, la perte ou l’abus; les données seront consultées et traitées par le personnel autorisé d’Oracle exclusivement. Les mesures de sécurité comprennent la restriction de l’interrogation directe de la base de données, des droits d’accès à l’application définis et mis en œuvre, ainsi que des transmissions de données cryptées hors du service Cloud.

Quand des informations sont transférées hors de l’Espace économique européen, nous veillerons à ce que des mesures de protection appropriées soient mises en place. Si vos données personnelles sont transférées dans un pays qui ne fait pas l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, les données sont protégées de manière adéquate par des clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne, une certification Privacy Shield appropriée ou des règles d’entreprise contraignantes d’un tiers. Une copie du mécanisme en question peut être fournie pour votre information, sur demande, à l’entité qui vous emploiera potentiellement à l’avenir.

Nous ne vendrons ni ne partagerons les données personnelles fournies avec un tiers sans le consentement du candidat (donné par le candidat lui-même ou par le recruteur pour le compte de celui-ci), sauf si la loi nous y oblige.

Il incombe au candidat ou au recruteur de veiller à ce qu’il utilise un degré approprié de soin quand il partage des informations avec nous. Si un candidat ou un recruteur estime que l’interaction avec Kempinski et ses associés n’est plus sûre, comme dans les cas d’atteinte à un compte personnel notamment, le candidat ou le recruteur doit nous en informer immédiatement. 

Dans la mesure autorisée par la législation locale, Kempinski et ses associés déclinent toute responsabilité pour l’abus, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la perte des informations transmises par le système. 

Utilisation des données personnelles 

Les données personnelles fournies par un candidat ou par une agence de recrutement seront utilisées exclusivement pour gérer, traiter et évaluer la candidature du candidat concerné ou pour évaluer son adéquation aux postes disponibles sur la base du profil créé. Les données que vous fournissez seront consultées par le personnel des ressources humaines et, éventuellement, par les managers recruteurs de l’unité à laquelle vous postulez, mais elles peuvent également être accessibles aux collaborateurs des ressources humaines et aux managers recruteurs qui utilisent notre système dans le monde entier depuis leur lieu de travail respectif.

Si un candidat ou une agence de recrutement fournit les coordonnées d’une référence ou d’un autre tiers, p. ex. d’un établissement de formation, dans le cadre de la candidature du candidat, nous sommes autorisés à contacter ladite personne ou organisation pour valider les informations fournies en rapport avec l’expérience professionnelle et les qualifications pertinentes du candidat. Le candidat, respectivement l’agence de recrutement qui soumet les informations nous confirme disposer de cette autorisation.

Pendant la procédure de recrutement, nous pouvons demander aux candidats ou aux agences de recrutement de nous fournir des informations complémentaires ou requérir des consentements additionnels afin de nous permettre d’effectuer des vérifications préalables à l’embauche pour évaluer plus avant les qualifications du candidat et son adéquation au poste auquel il a postulé, ou à d’autres postes. Si le consentement à une vérification préalable à l’embauche par un tiers est donné, la collecte et le traitement de vos données personnelles seront soumis à ce formulaire de consentement. 

Les coordonnées fournies par l’agence de recrutement ou par le candidat peuvent être utilisées pendant la procédure de candidature ou, à l’avenir, pour informer ceux-ci sur l’état de la candidature et sur des postes vacants pertinents, ou sur les nouveautés concernant Kempinski et ses associés. 

Mise à jour ou suppression de vos données 

Les données fournies seront conservées pendant cinq ans aux fins du recrutement.

Nous encourageons les candidats à garder leur profil à jour. Ils peuvent modifier ou mettre à jour à tout moment leurs informations personnelles dans le système accessible via le site de recrutement concerné, en se connectant à leur profil. Ils peuvent également supprimer complètement leurs données personnelles de notre système à tout moment avant, pendant ou après avoir soumis leur candidature. 

Kempinski et ses associés se réservent le droit de supprimer tout profil ou autres informations. Cela comprend tout document qu’un candidat ou une agence de recrutement a téléchargé, qui peut également être supprimé par Kempinski et ses associés à tout moment, sans indication de motif. 

Politique en matière de cookies 

Les cookies sont utilisés dans le système pour améliorer l’expérience de l’utilisateur. Les cookies permettent de stocker des informations et améliorer la qualité et la pertinence des résultats de recherche générés pour les utilisateurs enregistrés qui autorisent l’utilisation de cookies. En soumettant une candidature dans le système via le site web de recrutement ou, d’une autre manière, en utilisant le site web de recrutement, l’utilisateur consent à l’utilisation de cookies conformément à la présente déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement. Tout utilisateur peut désactiver l’utilisation des cookies à tout moment, mais doit avoir conscience du fait que cela peut limiter certaines fonctionnalités. Dès qu’une session est fermée ou expire, il en va de même pour l’utilisation des cookies. 

Contact 

Si vous avez besoin d’informations complémentaires concernant notre déclaration sur la protection des données et la déclaration de consentement, ou la façon dont nous traitons les données personnelles en relation avec le site web de recrutement, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante: data.privacy@kempinski.com

Kempinski Hotels SA 

À l’attention du département des ressources humaines

Boulevard du Pont-d’Arve 28 

1205 Genève 

Suisse 

Informations additionnelles pour les candidats et les recruteurs

Si vous êtes un candidat: Vous certifiez que les informations fournies dans la candidature par vous-même ou par l’intermédiaire d’une agence de recrutement, y compris les informations figurant sur votre CV ou fournies dans le cadre d’entretiens ou dans des certificats, sont véridiques et correctes et que vous avez le droit de les fournir. Vous avez conscience du fait que la falsification d’informations peut vous disqualifier de l’embauche et, si vous avez été embauché, peut être un motif de licenciement conformément à la législation locale. Vous avez conscience du fait que la candidature et les préférences indiquées en matière d’emploi ne constituent pas une garantie pour l’emploi futur et que la procédure de recrutement peut comprendre des entretiens téléphoniques par Skype et/ou en face à face, ainsi que d’autres évaluations, références et vérifications des antécédents. Vous avez également conscience du fait qu’il ne sera jamais demandé à aucun candidat à un emploi auprès de Kempinski et ses associés de payer une somme d’argent à l’employeur afin d’obtenir un emploi.

Si vous êtes une agence de recrutement: Il vous incombe d’obtenir le consentement du candidat concerné et de lui fournir toutes les informations indiquées dans la présente déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement, et vous confirmez à Kempinski et ses associés que vous avez obtenu ce consentement et transmis ces informations. En tant qu’agence de recrutement, vous pouvez transmettre la présente déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement au candidat pour vous permettre d’informer le candidat et obtenir son consentement, ou vous pouvez informer le candidat et obtenir son consentement d’une autre manière; cela relève de votre seule responsabilité.

Consentement 

Vous confirmez que le consentement est donné volontairement. Les candidats ont le droit de révoquer leur consentement au traitement de leurs données personnelles à tout moment, mais une telle révocation limitera la capacité de Kempinski et ses associés à gérer efficacement la candidature. Une révocation du consentement n’affectera pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement avant la révocation de celui-ci. En cas de révocation du consentement au traitement des données personnelles, les candidats ont le droit d’obtenir de Kempinski et ses associés l’effacement de leurs données personnelles dans les meilleurs délais et Kempinski et ses associés ont l’obligation de répondre à cette demande dans les meilleurs délais. De même, toute information qui s’avère être incorrecte ou incomplète peut être corrigée conformément à la description figurant à la section «Mise à jour ou suppression de vos données» ci-dessus. Si vous êtes une agence de recrutement, vous confirmez que les candidats que vous recommandez ont non seulement consenti à la présente déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement, mais qu’ils ont également été informés de son contenu et, en particulier, de leurs droits en relation avec la présente déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement.

En cliquant sur «J’accepte» et en soumettant une candidature dans le système, vous confirmez que vous avez lu la déclaration sur la protection des données et déclaration de consentement ci-dessus et que vous consentez à ce que nous collections, conservions, traitions et divulguions les données personnelles fournies pour évaluer la candidature du candidat concerné, conformément à la procédure décrite ci-dessus. Vous avez conscience du fait que le traitement des données personnelles fournies et le consentement sont nécessaires pour gérer, traiter et évaluer la candidature du candidat concerné et Kempinski et ses associés traiteront les données personnelles conformément à la législation en matière de protection des données pertinente, aux fins décrites ci-dessus. 

Si le consentement n’est pas donné ou s’il est révoqué, Kempinski et ses associés seront alors dans l’incapacité de traiter la candidature du candidat concerné.

Qui est le responsable du traitement de mes données et avec quelles entités mes données peuvent-elles être partagées?

Le responsable du traitement de vos données est l’entité qui vous emploiera potentiellement à l’avenir et à laquelle vous avez postulé, mais il peut également s’agir d’une autre entité liée à Kempinski et ses associés qui utilise le système dans le monde entier, sur leur lieu de travail respectif, par exemple dans les bureaux centraux et régionaux ou dans les hôtels et les résidences, pour permettre le recrutement global des candidats intéressés. Une liste des entités de Kempinski et de ses associés avec lesquelles les données personnelles peuvent être partagées, accompagnées de leurs coordonnées, peut être consultée en cliquant sur le lient suivant: [Liste des entités de Kempinski et ses associés].